Publicación invitada: Cómo CYA en el trabajo

Mantenimiento de registros – Diversión, ¿verdad? Pero: realmente puede ayudarlo a cubrir su trasero en el trabajo cuando lo necesita. Entonces, ¿cómo organiza, archiva y realiza un seguimiento de sus notas de reunión, correos electrónicos y llamadas telefónicas? La publicación invitada de hoy le brinda algunas recomendaciones excepcionales de Belle of Capitol Hill Style: CHS en CYA, por así decirlo. ¡Gracias a Belle por transmitir estas ideas (y bienvenidos de nuevo al blog)!
Trabajar en política me enseñó una serie de lecciones útiles, la más crucial de las cuales fue cómo mantener registros excepcionales. Guardo correos electrónicos, cartas, memorandos y notas de encuentro porque nunca se sabe cuándo necesita un rastro de papel. Entonces, cuando Kat me pidió que escribiera una publicación que detallara cómo cubrir su trasero en el trabajo, estaba encantado de complacerlo.
Comencemos con la base de CYA, manteniendo buenos registros:

Notas de reunión Tengo más de 30 cuadernos pequeños con destino a la espiral que abarcan toda mi carrera. En el exterior están etiquetados para el trabajo y la fecha, p. “Congreso. mayo ’07- octubre ’07 “. En el interior, encontrará las notas de mi reunión para cada cita etiquetada con los nombres de todos los asistentes, su afiliación y los detalles de nuestra conversación.
Estas notas son un registro de lo que se dijo, lo que se prometió y cuál fue el resultado de la reunión. Mantener notas precisas ayudará a aclarar las falta de comunicaciones y lo ayudará a refrescar su memoria antes de su próxima reunión con esas mismas personas sin importar cuánto tiempo haya pasado en el ínterin.
Correos electrónicos en nuestra era digital, tener una bandeja de entrada organizada es crucial para su éxito como profesional. En primer lugar, no querrá perder algo que pueda necesitar más tarde o mal una correspondencia crucial. En segundo lugar, nunca se sabe cuándo su compromiso de mantener buenos registros te salvará.

Durante una campaña de reelección, el gobernador de mi estado salió en fuerte oposición a un proyecto de ley que mi jefe estaba apoyando. Imagine la sorpresa del gobernador cuando uno de mis compañeros de trabajo llegó a su bandeja de entrada y sacó una carta de cuatro años, firmada por él, expresando su inagotable apoyo para una versión anterior del proyecto de ley que ahora se opuso. El correo electrónico nos sacó de la defensiva y lo puso en él.
Entonces, ¿cómo debe organizar sus correos electrónicos? No hay una sola forma de recopilar su bandeja de entrada, pero me gusta organizar la mía por año (2014), luego por problema (asuntos de veteranos), luego por grupo (Guardia Nacional). Si estoy haciendo un trabajo crucial en un proyecto de ley o un problema, entonces obtiene su propia carpeta. También me gusta codificar correos electrónicos cruciales en azul, correos electrónicos con archivos adjuntos cruciales en verde y correos electrónicos que son polémicos o de alguien que se opone a nuestra posición en rojo.
Llamadas telefónicas
A diferencia de los correos electrónicos, las llamadas telefónicas tienen un rastro de papel turbio. Esto puede ser algo bueno o malo. Así que mantengo un Doc de Word Open en mi computadora titulada “Llamadas importantes”. Al igual que mis notas de reunión, detalla con quién hablé, cuando hablamos, qué discutimos y lo que resolvimos. Es útil tener cuando su jefe pide un resumen preciso de su conversación.

Evitar un rastro de papel
Mantener buenos registros es crítico. Puede ayudarlo a resolver disputas, refrescar su memoria sobre las discusiones pasadas y mantener su lista de tareas pendientes en el camino. Pero, ¿qué pasa con esos momentos en los que no quieres un rastro de papel?
Se necesita una conversación del reino digital cuando la información debe compartirse desde el registro, se deben hacer disculpas, o cuando debe asegurarse de que lo que está a punto de decir no se puede pasar con un básico Haga clic en el botón Reenviar.
Básicamente, si está ansioso por que lo que está a punto de escribir podría usarse en su contra, terminar en las manos equivocadas o dañar el proyecto en el que está trabajando. no. poner. eso. escrito. Use su mejor juicio y, en caso de duda, elija marcar, en lugar de tipo.
Llamadas telefónicas frente a correos electrónicos
Pero, ¿qué pasa si quieres una conversación en el registro y la persona con la que estás hablando te llama por teléfono? Supongamos que está tratando de bloquear el apoyo para una legislación crucial de un miembro del personal cuyo jefe es menos confiable. El miembro del personal está encantado de decirle por teléfono que su jefe está a bordo, pero necesita algo mucho más concreto. Necesitas el rastro de papel. Ingrese el correo electrónico de seguimiento:
“Querido John, muchas gracias por tomarse el tiempo de llamarme sobre el apoyo del representante Smith a H.R 529. Mi jefe estará muy contento de saber que el representante Smith está a bordo. Su voto yay será un espectáculo tan fuerte de su compromiso con este tema. Gracias nuevamente por todo su arduo trabajo en este asunto, sinceramente, Belle “.
Claro, puede afirmar que nunca dijo eso. Puede negar que alguna vez te prometió algo, pero tienes una cita y un registro de tiempo de tu lado de la historia.

Use llamadas telefónicas y correos electrónicos de seguimiento con precaución. A menudo, llevar a los teléfonos puede hacer que una conversación inocua parezca encubiertanull